Introduction à Microsoft Excel

Les fonctions de calcul

Brève présentation

Les fonctions de calcul

Les fonctions constituent un élément distinct du tableur graphique qui comme son nom l'évoque est une interface graphique. La principal interface est la feuille de calcul.

Les cas d'utilisation

L'utilité des feuilles de calcul à ce jour est relative à la proportion des données digitales. En effet, il y a encore quelques années, il était courant de mémoriser les critères des valeurs à inclure ou exclure d'un calcul et effectuer les calculs manuellement avec une calculatrice indépendante des données dans le sens ou une réconciliation entre le total des données saisies dans la calculatrice et le total des données sources nécessitait une (ou plusieurs) étape(s) supplémentaire(s) également manuelle. Chaque étape, en fonction de la longueur de la liste, pouvait demander un niveau de concentration élevé et une ou plusieurs interruptions peut créer des erreurs et des écarts qui pourront nécessiter encore d'autres calculs...

Les feuilles de calcul et la connaissance de leur fonctionnement permettent de ne plus avoir à faire ces retraitements de manière manuelle et une fois configurées, ne nécessitent plus d'être attentif à chaque étape des calculs. Les automatisations par les fonctions et les outils (filtres, tris...) remplacent les retraitements manuels et s'ils sont documentés, ils peuvent assez facilement être mis à jour pour inclure de nouvelles fonctionnalités ou optimisés...

Avec les fonctionnalités des feuilles de calcul et dans la limite de leur capacité, il est possible de mettre en place des modèles de calcul plus complexes (distribution de données selon des lois de probabilité, calcul de la trajectoire d'un objet dans l'espace...).

Les limites dans l'utilisation

Dans certains cas, notamment quand le volume des données de l'activité des données courantes approchent la limite des capacités de traitement des données des feuilles de calcul (par exemple le volume des données avec notamment les formules, les outils internes, graphiques ne permet plus d'envoyer le classeur par mail). Pour des raisons de gestion des serveurs de messagerie, la taille des pièces jointes est souvent limitée à 5 ou 10 ou 15 MO et de manière différente entre l'expéditeur et le destinataire.

L'utilisation des feuilles de calcul peut aussi s'étendre à d'autres utilisateurs en mode simultané. Dans ces cas, les feuilles de calcul avec les formules et les outils internes peuvent alors servir de prototype pour l'implémentation d'une application plus complète sur un support qui permet d'accueillir un grand volume de données.

Les extensions ou alternatives

En effet, l'ensemble des fonctions des feuilles de calcul se retrouvent dans les langages de programmation et la logique des fonctions d'une feuille de calcul peut également assez facilement être transposée à celle d'une application dédiée autonome. Les macros VBA peuvent être implémentées pour étendre les fonctionnalités des feuilles de calcul et très souvent optimiser la taille des classeurs.

Pour des implémentations très spécifiques (degré de précision élevé des calculs ou des grands volumes de données), les langages de programmation dédiés avec les applications externes comme les bases de données pourront également s'appuyer sur la logique en place dans les feuilles de calcul pour la phase développement.

Dans de tels cas, les applications qui seront en-cours d'implémentation auront toujours un modèle de base sur lequel des tests pourront être effectués sans avoir à recourir de manière plus ou moins coûteuses à du matériel (serveur de test dédié...) ou ressources humaines (réunions, formations, échanges entre développeurs et utilisateurs...).

L'amplitude des feuilles de calcul avec des formules

Les feuilles de calcul offrent l'avantage de pouvoir être utilisées dans des activités courantes et de prendre en charge certains calculs avec des fonctions spécifiques (finance, probabilité, statistiques, trigonométrie ...) mais peuvent également servir de base sur laquelle peuvent s'appuyer d'autres applications (base de données...) ou développements (langages de progammation).

Dernière mise à jour 16 juillet 2017